ビジネスや日常生活において、文字によるコミュニケーションの重要性が高まっています。近年はテキストコミュニケーションを好む若者が増加傾向にありますが、思ったことを上手に伝えられず悩むケースも少なくありません。

本記事では「話すコミュニケーション」との違いやメリット・デメリット、使い分けのポイントなどを解説します。就職活動だけでなく、社会人になっても必須のスキルなので、ポイントを押さえて学生に伝えましょう。

テキストコミュニケーションとは？「話す」との違いも解説

ここでは、テキストコミュニケーションの基本を解説します。

• 文字をメインにしたコミュニケーションのこと
• 「話す」との違い
• テキストコミュニケーションが重要な理由

それぞれ見ていきましょう。

文字をメインにしたコミュニケーションのこと

テキストコミュニケーションとはメールやチャット、メモなどを使い、文字で意思を伝え合うことを指します。口頭での会話とは異なり、視覚情報として伝達されるのが特徴です。現代は、対面よりもテキストによる連絡を好む若者が増加傾向にあり、ビジネスの現場でも欠かせないスキルとなっています。

「話す」との違い

話す行為と書く行為の大きな違いは「対面性」と「即時性」です。対面で話す際は、相手の表情や声の抑揚を通して感情やニュアンスを把握できますが、テキストでは難しくなります。

また対面での会話は疑問や誤解をその場で解消できますが、文章は相手の反応が見えず一方通行になりがちです。しかしながら書いた内容を保存できるため、正確な情報伝達には優れています。主な違いを以下にまとめました。

どちらにもメリットデメリットがあるため、シーンによって使い分けることが大切です。

テキストコミュニケーションが重要な理由

テキストコミュニケーションの重要性が高まっている背景には、働き方の多様化やデジタルツールの進化が挙げられます。たとえばリモートワークが普及したことにより、対面で会話する機会が減少しました。このような状況下でコミュニケーションをスムーズに進めるには、文字による正確な情報伝達や円滑な意思疎通が不可欠です。

記録性や共有のしやすさから、業務効率化や誤解によるトラブル防止にも繋がるでしょう。良好な人間関係の構築やビジネスの生産性向上において、テキストコミュニケーションスキルは現代社会で欠かせないものとなっています。

テキストコミュニケーションのメリット4つ

文字によるコミュニケーションには多くの利点があります。主なメリットは、次の4つです。

1. 記録が残る
2. 情報共有しやすい
3. 言葉を選んで伝えられる
4. 相手のペースを乱さずに連絡できる

それぞれ解説します。

1.記録が残る

テキストの大きな強みは、やり取りが履歴として残る点です。会話と異なり、曖昧さを排除し「言った・言わない」のトラブルを防げます。特に業務上の指示や確認事項などは、あとから見返すことで責任の所在を明確にできます。情報が溢れ、記録性を重視する現代では有効な伝達手段といえるでしょう。

就職活動においても「履歴書を送った履歴」や「面接日と必要書類」などの情報をテキストとして残しておくことで、混乱やトラブルを防げます。

2.情報共有しやすい

複数人に対して、同時に同一内容を届けられる点もメリットです。たとえば会議の議事録やプロジェクトの進捗状況、決定事項をメールやチャットで一斉送信すれば、参加者全員が同じ情報を受け取れます。情報の正確性を保ったまま共有でき、認識のズレが起こりにくいでしょう。

また就職活動においては、過去に書いたメール文やエントリーシートの内容を、ほかの企業への応募時に参考にしやすくなります。テンプレートとして保存・編集することで、効率的に就職活動を進められるでしょう。

3.言葉を選んで伝えられる

テキストは送信前に何度も読み直せるため、自分の意図を冷静に整理してから発信できます。口頭では感情が先行してしまうケースもありますが、文章は推敲によって丁寧な言葉遣いにしたり、誤解を防ぐ表現に言い換えたりすることが可能です。慎重な対応が求められる場面では、特に適しています。

4.相手のペースを乱さずに連絡できる

相手にとって都合の良いタイミングで内容を確認・返信してもらえるため、電話のように一方的に時間を拘束することがありません。忙しい相手にも配慮した連絡手段として重宝されています。発信側も「今連絡して迷惑ではないだろうか」と心配する必要がないため、双方にとってストレスの少ないスムーズなコミュニケーションが可能です。

テキストコミュニケーションのデメリット3つ

メリットが多い一方で、デメリットもいくつかあります。どちらも理解することで、より適切なコミュニケーションに繋がるでしょう。

• 緊急の連絡には向かない
• 感情が伝わりにくい
• 冷たい印象を与えやすい

それぞれ解説します。

緊急の連絡には向かない

相手が内容を確認するタイミングをコントロールできないため、即時対応を求める連絡には不向きです。特に事故対応や業務上のトラブルなど、急を要する場面では、対面や電話などリアルタイムな手段のほうが適しています。

感情が伝わりにくい

テキストのみだと声色や表情といった非言語的な情報が省かれてしまうため、相手の感情を正確に汲み取ることが難しくなります。

たとえば冗談や軽い注意のつもりで伝えたとしても「馬鹿にされている」「怒っている」など、書き手の意図とは異なる解釈をされてしまい、誤解や人間関係の摩擦に繋がる可能性があります。

同じ言葉でも話し方一つで相手への印象は大きく変わりますが、文字だけでは微妙な違いを表現するのが困難です。

冷たい印象を与えやすい

簡潔さを優先するあまり、事務的で冷たい印象を与えるケースもあります。株式会社ペンマークの調査によると「了解。」と3文字のみの返信に対して3割以上の人が「冷たい・事務的」と感じていることがわかりました。

相手によっては、不安感を抱かせてしまうこともあるでしょう。

出典：上司・先輩からの「了解。」、Z世代3人に1人が「冷たい」印象 〜「マルハラ」意識調査で見えた、テキストコミュニケーションの世代間ギャップ〜

テキストコミュニケーションの種類・特性と使い分けのポイント

テキストコミュニケーションには、いくつかの手段があります。ここでは、種類別に特性と使い分けのポイントを解説します。

1. メモ
2. チャット
3. メール
4. 書面（紙）

それぞれの特長を理解して、適切に使い分けましょう。

1.メモ

情報を簡潔に書き留めておくのがメモです。重要な点を忘れないように記録したり、情報を共有したりする際に使います。活用の際は、以下の3点に注意しましょう。

• わかるように書く
• 1冊にまとめる
• 保存場所を忘れない

読み返す前提で、内容を明確にしておくことが大切です。授業内でのノート指導にも応用できます。

2.チャット

スピード感のあるコミュニケーションを会話形式で手軽にできるのが、チャットの大きなメリットです。絵文字や定型文なども豊富で、日常生活だけでなくビジネスシーンでも広く活用されています。

ただし情報が流れやすく、特定の情報を見つけ出すのが難しいため、重要事項の伝達には不向きな場合もあります。

3.メール

長文の内容を残したい場合は、チャットではなくメールが最適です。記録性や証拠性が高く、就職活動における企業とのやり取り、報告などの多くはメールが活用されます。

ビジネスの場では定番の連絡手段で、丁寧な文面構成と整った敬語が求められます。受け手がじっくり読めるのはメリットですが、長文になりすぎないよう注意が必要です。

4.書面（紙）

近年は電子化によって紙の文書が減りつつありますが、ビジネス関連では書面でのやりとりが重要な場面も多くあります。たとえば契約書など法的な証拠が必要な文書や、社外に発信する文書です。

誤字脱字によって大きなトラブルに発展するリスクもあるため、細心の注意を払って作成します。

苦手を克服！テキストコミュニケーションのポイント5つ

テキストによるやり取りに、苦手意識を持つ学生も少なくありません。ここでは、実践しやすい伝え方のポイントを5つ紹介します。

1. 最初に結論や目的を記載する
2. 5W1H を意識する
3. 簡潔でわかりやすい表現を心がける
4. 返信は早めに
5. 文面に感謝や労いの一言を入れる

それぞれ見ていきましょう。

1.最初に結論や目的を記載する

相手が内容を理解しやすいよう、文章の冒頭には「何を伝えたいのか」「何をしてほしいのか」を明記しましょう。たとえば「〇〇の件でご相談です」や「来週のイベントの詳細についてご連絡いたします」のように、簡潔な一言を添えるだけでも受け手はストレスなく読み進められるでしょう。

特にビジネスの場や就職活動におけるエントリーシートでは、結論ファーストの構成が好まれます。

2.5W1H を意識する

「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の6要素を含めることで、情報の抜け漏れを防げます。たとえば、報告書や依頼文で「〇月〇日、〇〇教室で、クラス代表が集まり、行事内容を確認しました」のように記述すると、読み手は状況を正確に把握できます。

3.簡潔でわかりやすい表現を心がける

伝えたい内容を正確に届けるためには、専門用語や曖昧な表現を避けて誰が読んでも理解できる言葉を選ぶことが大切です。やむを得ず専門用語を使用する場合は、簡単な説明を添えるとよいでしょう。

一文を短く区切ることも、わかりやすさに繋がるポイントです。長い文章は読みにくく、意味が伝わりにくくなる傾向があります。一文一意を心がけましょう。

4.返信は早めに

連絡を受け取った際は、なるべく早く返信する習慣を身につけましょう。返信の遅れは、相手に不安や不信感を与えかねません。時間がかかる内容でも「確認中です」「のちほど改めて連絡します」など、ひとまず相手に返答することが大切です。

5.文面に感謝や労いの一言を入れる

「ありがとうございます」「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」といったクッション言葉や、相手を労うポジティブな言葉を使うと、文面の印象が柔らかくなります。相手との関係性を良好に保つためにも、積極的に使うようにしましょう。

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まとめ

文字で伝える力は、現代社会で欠かせないスキルです。学生が自信を持ってテキストコミュニケーションできるよう、先生側にも的確な指導が求められます。学生に具体的な文例を見せたり、演習形式でやり取りを実践したりすることで、理解から定着へと繋げていきましょう。

この記事を書いた人

株式会社ウイネット

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