WordとExcelは、ビジネスや学校現場で広く使われている定番ソフトです。しかし、普段は一部の機能しか使用しておらず、基本操作に自信がない先生も少なくないのではないでしょうか。

そこで本記事では、WordとExcelの違いや使い分けを解説します。独学でスキルを習得したい先生向けのおすすめ教材も紹介しているので、スキル向上にお役立てください。

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WordとExcelの違いとは？それぞれの特徴を解説

どちらもMicrosoft Officeの代表的なソフトで、学生から社会人まで幅広く利用されていますが、最適な使用シーンや機能は大きく異なります。ここでは、それぞれの特徴を見ていきましょう。

Wordの特徴

Wordは、文書作成に特化したソフトウェアです。レポートや報告書、契約書などのビジネス文書はもちろん、チラシやマニュアル作成など幅広い用途に活用できます。文字のフォントやサイズ変更、段落の配置調整といった基本的な機能のほか、図や写真、イラストなどの挿入機能を活用して視覚的に訴求力の高い文書の作成も可能です。

スペルチェックや文章の校正機能も搭載されており、より正確で読みやすい文章を作成するサポートもしてくれます。

Excelの特徴

Excelは、表計算やデータの集計・分析に優れたソフトウェアです。売上管理や在庫管理表、家計簿、スケジュール表など、さまざまな場面で活用できます。

特に関数や数式を用いた自動計算機能やグラフ作成機能、条件付き書式やピボットテーブルなどの分析機能は、Excel特有の強みです。大量のデータを扱う場面や、反復計算・統計処理が必要な業務で欠かせない存在といえるでしょう。

WordとExcelどちらを選ぶべき？使い分けのポイントを解説

どちらを学ぶべきかは、目的によって変わります。扱いたい内容や目指すスキルを明確にしてから選ぶと、学習効率が上がりますよ。

• 文書作成がメインならWord
• データ整理や表作成がメインならExcel

それぞれ解説します。

文書作成がメインならWord

レポートや報告書、提案書など書面を作成する機会が多い場合は、Wordから学習を始めるのがおすすめです。Wordの基本的な操作を習得すれば、わかりやすく読みやすい文書を効率的に作成できるようになります。

校閲機能やコメント機能も充実しており、複数人でのチェックや調整もスムーズです。豊富なテンプレートも用意されているため、デザイン性の高い文書を作成する際にも役立つでしょう。

データ整理や表作成がメインならExcel

「出席簿やテストの点数管理を効率化したい」「集計業務に時間がかかって困っている」という場合は、Excelを学ぶとよいでしょう。関数を使った自動計算やデータの並べ替え、フィルター機能を使いこなせるようになれば、業務効率を大幅に向上させることも可能です。

入力したデータを基に視認性の高いグラフやチャートも作成でき、説得力のあるプレゼンテーション資料を作成するうえでも役立ちます。

独学でWord・Excelを学びたい先生におすすめの教材4選

Word・Excelを独学で学ぶための教材は多く発売されており、どれを選ぶべきか迷ってしまうかもしれません。ここでは、おすすめの教材を厳選して4つ紹介します。

1. クイックマスターシリーズ：ウイネット
2. 30時間でマスターシリーズ：実教出版
3. よくわかるシリーズ：FOM出版
4. 今すぐ使えるかんたんシリーズ：技術評論社

それぞれの特徴を見ていきましょう。

1.クイックマスターシリーズ：ウイネット

「クイックマスターシリーズ」は、WordやExcelの基本操作を短期間で習得したい先生におすすめです。図解が豊富で操作手順が丁寧に解説されているため、初めてでも迷うことなく学習を進められるでしょう。発売されているバージョンは、2013、2016、2019、2021です。2021は、Microsoft 365にも対応しています。

基本編と応用編に分かれており、専門学校やパソコンスクールなど教育現場での導入実績も多い教材です。サーティファイ主催の「Word文書処理技能認定試験」や「Excel®表計算処理技能認定試験」、ほかの資格試験の受験対策用教材としても活用できます。想定学習時間の目安は基本編で30時間、応用編で40時間です。

2.30時間でマスターシリーズ：実教出版

その名のとおり、限られた学習時間でもスキルを身につけられるよう設計されているのが、実教出版の「30時間でマスターシリーズ」です。1冊で基本操作から応用までを効率的に学べるコンパクトな教材となっており、わかりやすい説明と豊富な問題で構成されています。ページはオールカラーなので、初心者でも親しみやすい教材といえるでしょう。バージョンは2016、2019、2021が販売されています。

3.よくわかるシリーズ：FOM出版

FOM出版の「よくわかるシリーズ」は「やさしく、わかりやすく、つたえる」をコンセプトにした教材です。基礎と応用に分かれており、学習レベルや目的に応じて選べるようになっています。

初心者がつまずきがちな箇所を丁寧に解説しているため、独学でもスムーズに学習を進められるでしょう。想定学習時間の目安は20〜30時間で、販売されているバージョンは2016、2019、2021、2024です。2019〜2024は、Microsoft 365にも対応しています。

また本書の学習を始める前や、学習後のスキルアップに活用できる特典も充実しているのが特徴です。

4.今すぐ使えるかんたんシリーズ：技術評論社

「今すぐ使えるかんたんシリーズ」は、実際の操作画面を多用したビジュアル重視の教材です。WordやExcelの基本操作から、仕事ですぐに役立つ便利ワザまで幅広くカバーしており、機能を一通り学びたい先生が手元に置いておきたい1冊となっています。

1冊あたり300ページを超えるボリュームですが、価格は1,300円程度とほかの教材に比べて安価なのも特長です。学習時間の目安は明記されていませんが、基礎的な内容を網羅していることから、20〜30時間程度と考えておくとよいでしょう。バージョンは、2016、2019、2021、2024が発売されており、2021と2024はMicrosoft 365にも対応しています。

【独学者向け】Word・Excelの教材を選ぶ3つのポイント

数ある教材から自分に合った1冊を見つけるために、以下の3つのポイントを押さえておくとよいでしょう。

• 自分のレベルと学習目的に合っているか
• 実践的な演習問題が豊富か
• 使用するバージョンに対応しているか

それぞれ解説します。

自分のレベルと学習目的に合っているか

現時点でのスキルレベルや、学習目的に合った教材を選ぶことが大切です。最初から難易度の高い専門的な教材に挑戦すると、モチベーションの維持が難しくなります。初心者なら、用語や操作手順を丁寧に説明しているタイプを選ぶとよいでしょう。

ある程度使い慣れてから応用テクニックや実務に直結した内容を扱う教材を選ぶと、より実践的なスキルを身につけられます。

実践的な演習問題が豊富か

知識を定着させるためには、実際に手を動かして操作することが欠かせません。「読むだけ」の教材では、スキルが定着しにくいでしょう。実践で役立つスキルを身につけたいなら、実務に近い演習問題が多く含まれている教材がおすすめです。

使用するバージョンに対応しているか

WordやExcelは定期的にバージョンアップされており、そのたびに機能が追加・変更されています。古いバージョンの教材を使うと、実際にソフトを操作する際に教材と画面表示が異なり、学習効率の低下に繋がることも。バージョン違いによる混乱を防ぐためにも、事前に使用するバージョンを確認して対応した教材を選びましょう。

まとめ

WordとExcelは、ビジネスや教育の現場で欠かせないスキルです。習得することで、業務の効率アップを実現できるほか、学生から使い方を質問されたときにも、自信を持って指導できるでしょう。学ぶ際は、自分のレベルに合った教材を選ぶことがポイントです。これを機会に、基本から学び直してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

株式会社ウイネット

ウイナレッジを運営している出版社。
全国の専門学校、大学、職業訓練校、PCスクール等教育機関向けに教材を制作・販売しています。