1年の始まりにやりとりする年賀状は、日頃の感謝や今後のご縁を願う大切な挨拶です。近年はデジタル化の進展に伴い、従来のハガキからメールに切り替える企業や個人が増えています。メールでの挨拶は手軽で便利な一方、失礼にあたらないか心配な先生もいるのではないでしょうか。結論からいえば、マナーを守ればメールでも問題ありません。

本記事では、年賀メールのメリット・デメリット、送り方やマナーを徹底解説します。早めに準備を進め、余裕を持って新年を迎えましょう。

年賀状をメールに変更する3つのメリット

年賀メールには、ハガキにはない利点があります。主なメリットは、次の3つです。

• コストや手間を削減できる
• ペーパーレス化に繋がる
• 住所を知らなくても送れる

それぞれ解説します。

コストや手間を削減できる

年賀ハガキを送る場合、購入費用や印刷代、切手代などの費用が発生します。宛名書きや投函といった一連の作業も必要です。大量に送るほど時間と費用がかさむため、年末の繁忙期には大きな負担となります。

メールなら、印刷や郵送にかかる費用が不要です。配信予約機能を使えば、年末の忙しい時期を避けて準備を進められます。送信リストを作成しておくと、翌年以降も同じデータを活用できるため、業務の効率化にも繋がるでしょう。

関連記事： 失敗しない年賀状じまいの方法とは？理由別の文例も紹介

ペーパーレス化に繋がる

年賀メールは、資源の削減にもなります。ハガキを使用しないため、木材資源の消費を抑えて環境負荷の軽減が可能です。近年はSDGs（持続可能な開発目標）への関心が高まっているため、取引先や社会に対して環境へ配慮していることを示せます。

また年賀状の保管や、整理の手間がなくなる点もメリットです。過去の年賀状を保管する場所がいらず、必要な情報を探す際もメールの検索機能を使えば素早く確認できます。

住所を知らなくても送れる

メールアドレスを把握していれば、相手の住所を知らなくても新年の挨拶を届けられます。転居が多い相手や住所変更の連絡を受け取っていない場合でも、連絡が途切れにくいのが利点です。

宛名不備による返送物の処理や再送の手間も発生せず、送付先管理の効率化に繋がります。住所情報を扱わずに済むため、情報漏洩のリスクを低減させることもでき、安全性の面でも優れているといえるでしょう。

年賀状をメールに変更する2つのデメリット

年始の挨拶をメールに変えることには、デメリットもあります。理解したうえで、対策を立てるとよいでしょう。

• 簡略化した印象を与えやすい
• 見落とされやすい

それぞれ解説します。

簡略化した印象を与えやすい

メールは手軽に送れますが、丁寧さに欠けると受け取られる恐れがあります。これまで手書きの年賀状で交流してきた相手や、伝統を大切にしている目上の相手からは、機械的・事務的だと思われやすいため注意しましょう。

誠意を伝えるためには定型文で済ませるのではなく、昨年の感謝や今後の関係継続への想いを添える一言を入れるなどの工夫が必要です。また相手の価値観や慣習を尊重し、従来通りの方法を使った挨拶も併用するとよいでしょう。

見落とされやすい

新年の時期は、個人にも企業にもメールが集中する傾向にあります。送った年賀メールが業務連絡や広告メールなどに埋もれ、見落とされてしまうかもしれません。このようなリスクを防ぐためにも「新年のご挨拶」など明確な件名を使い、本文の冒頭で要点を伝えるなど工夫しましょう。開封率を高めるために、仕事始めの日の午前中など相手が確認しやすい時間帯に送信するのも効果的です。

年賀メールの送り方4ステップ

相手に失礼な印象を与えないためにも、丁寧な準備が欠かせません。ここでは、年賀メールを送る手順を4つのステップにまとめました。

1. 送信リストを準備する
2. メールの文面を作成する
3. テスト送信で正しく送れているか確認する
4. 配信予約する

順番に見ていきましょう。

1.送信リストを準備する

まずは、誰に年賀メールを送るか整理しましょう。取引先や社内メンバー、OBなど、カテゴリ分けをして管理すると、文面や送信タイミングを調整しやすくなります。古い社名や肩書きで送ることは失礼にあたるため、事前の念入りな確認が必要です。

2.メールの文面を作成する

文面は「昨年の感謝」「今後も関係を続けたい気持ち」「丁寧な締め」の3点を基本に考えます。長文は避け、要点を簡潔にまとめつつも心のこもった文章を心がけましょう。昨年の関わりに触れる一文も添えると、一斉送信感のない温かみのある文章になります。

なお、親しい相手には画像や絵文字を使った華やかなデザインでも問題ありませんが、社外や目上の相手へ送る場合は、落ち着いた印象を与えるためにも控えめがおすすめです。

3.テスト送信で正しく送れているか確認する

配信する前には自分宛てにテスト送信し、パソコンとスマートフォンの両方でレイアウトや文面崩れがないか確認します。画像の容量が重いと読み込みが遅れ、開封前に離脱されることもあるので避けましょう。

アドレスの設定ミスは情報漏洩の原因となるため、特に丁寧にチェックします。文面の誤字脱字も含めてチェックしたあと、数時間空けてから再度見直すのがおすすめです。

4.配信予約する

配信予約をしておけば、送り忘れを防いで設定した時間に届けられます。相手の仕事始めに合わせるか、午前9〜11時など確認してもらいやすい時間帯を狙うのがおすすめです。予約後は配信リストに誤りがないか、改めてチェックしましょう。クリスマス頃までに予約を済ませておけば、時間にも余裕を持てます。

年賀メールを送る際のマナーと注意点5つ

年賀メールは手軽に送れる一方で、受け取る側の状況や関係性の温度によって印象が変わりやすい挨拶です。ここでは、年賀メールを送る際のマナーと注意点を5つにまとめました。

1. 年賀メールだとわかる件名にする
2. 一斉送信はしない
3. 送信前に間違いがないか確認する
4. 長文にならないよう配慮する
5. 連絡事項は入れない

それぞれ解説します。

1.年賀メールだとわかる件名にする

件名には「謹賀新年」や「新年のご挨拶」など、新年の挨拶であることが一目でわかる言葉を入れるのがポイントです。件名が曖昧だと開封されにくく、年始の挨拶が相手に届かない可能性があります。社名と名前も入れると、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

2.一斉送信はしない

文面が同じメールは機械的な印象を与えやすく、相手に誠意が伝わりにくくなります。特に取引先や目上の相手には、個別送信が望ましいです。誤送信防止や情報管理の観点からも安全性が高く、BCC設定ミスなどによるアドレス流出のリスクを避けられます。

BCCに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事： 【メール】CCとBCCの違いは？使い分けの方法とマナーもわかりやすく解説

3.送信前に間違いがないか確認する

送信前は誤字脱字や宛名の表記ミス、敬称の使い方などのチェックが必須です。間違っていると信頼を損なうだけでなく、学校としての信用にも影響します。文章は時間を置いて何度か見直すほか、可能であれば同僚など第三者の目でチェックしてもらうと見落としを防げるでしょう。

4.長文にならないよう配慮する

新年は業務が立て込みやすく、相手が長文を読む余裕がないケースもあるため、ストレスなく読み進められる文章を意識しましょう。要点を絞り込むことで、伝えたいメッセージを明確に伝えられます。

5.連絡事項は入れない

年賀メールは、あくまで年始の挨拶が目的です。業務連絡や依頼事項を入れると、相手に負担や不快感を与える可能性があります。別途伝えたいことがある場合は、新年の挨拶とは切り離して案内するのがマナーです。年賀メールは、純粋に感謝と挨拶を伝える場と考えましょう。

デザイン性の高い年賀メールを作成できる！おすすめサービス3選

年始の挨拶にふさわしい素材やテンプレートが豊富に揃ったサービスを活用すれば、デザイン性の高い年賀メールを簡単に作成できます。ここでは、おすすめの3つのサービスを紹介します。

• Canva（キャンバ）
• デザインAC
• ブラストメール

それぞれの特徴を見ていきましょう。

Canva（キャンバ）

Canvaは豊富なテンプレートと、直感的な編集機能が特徴のオンラインデザインツールです。ブランドロゴの挿入や挨拶文の差し替えが自由にでき、ブラウザ上で編集が完結します。複数端末で同期も可能なので、チームでチェックしながら作成を進められるのもメリット。シンプルから華やかなものまで、幅広いテイストのデザインが揃っているため、送る相手に合わせた調整がしやすい点も魅力です。

デザインAC

デザインACは、商用利用が可能な素材を多く提供しており、フォーマルなテンプレートも充実しています。相手を選ばないデザインに仕上げやすく、ビジネスシーンでの使用に適したサービスです。シンプルで洗練されたレイアウトが多いため、目上の相手や取引先への挨拶にも安心して活用できます。画像の差し替えや文言編集もシンプルな操作で進められるため、作成負担の軽減に繋げられるでしょう。

ブラストメール

ブラストメールは、操作が簡単ながらデザイン性に優れたメール配信サービスです。ビジネス向け年賀テンプレートも充実しており、学校や企業など大量の年賀メールを一斉配信する際に便利な配信管理の機能も備えてます。

件名や本文に一人ひとりの名前や会社名を差し込む差込み機能も標準搭載しているため、大量送信でも特別感のあるメールを届けることが可能です。まずは無料トライアルで操作性を試すとよいでしょう。

まとめ

年賀メールは、コストや手間を削減しながら環境にも配慮できる現代的な挨拶方法です。一方で、簡略化した印象を与えたり見落とされてしまったりするリスクもあります。作成する際は、本記事で解説したマナーや注意点を意識してみてください。失礼のない丁寧な年賀メールで、新しい年を気持ち良くスタートしましょう。

この記事を書いた人

鶴巻 健太

新潟在住のSEOディレクターで「新潟SEO情報局」というサイトを運営中
ウイナレッジのコンテンツ編集を担当
朝は農業を楽しみ、昼はスタバのコーヒーと共にパソコンに向かうのが日課