近年、私たちの生活や仕事に大きな変化をもたらしているAI技術。特にビジネスの現場では、AIツールを活用することで業務の効率化および、残業時間の削減に繋げられるとして注目を集めています。

しかし「種類が多すぎてどれを選ぶべきかわからない」「本当に使いこなせるか不安」と、感じる先生もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務別におすすめのAIツールを厳選して紹介します。最適なツールを選ぶためのポイントにも触れているので、残業を減らしたい先生は必見です。

そもそもAIツールとは？

AIツールとは、AIの技術を活用したソフトウェアやアプリケーションを指します。AIとは「Artificial Intelligence（人工知能）」の略称で、人間の知能をコンピュータ上で再現しようとする技術のこと。学習能力を持っているのが特徴で、大量のデータを基に分析や予測、判断や提案などを自動で行うことが可能です。

ビジネスシーンでは文章作成やデータ処理、画像編集など多岐にわたる分野で活用されています。業務に取り入れることで、時間短縮と生産性向上を実現できるでしょう。また近年は、専門知識がなくても手軽に使えるツールが増えており、日常生活のさまざまなシーンでも活用されています。

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残業を減らそう！おすすめのAIツール7選

AIツールと聞くと、ChatGPTを思い浮かべる先生も多いかもしれません。しかし、ほかにもAIツールはたくさんあります。ここでは業務別に、おすすめのAIツールを紹介します。

1. リンク先の情報を抽出・要約したいなら：WebPilot
2. PowerPointを自動作成したいなら：Gamma
3. 返信メールを迅速に作成したいなら：Remail
4. 議事録を作成したいなら：Rimo Voice
5. クオリティの高い画像を作成したいなら：Canva
6. スプレッドシートの作成なら：Numerous.ai
7. SNS投稿の負担を減らしたいなら：Message Post booster

それぞれの特徴を解説します。

1.リンク先の情報を抽出・要約したいなら：WebPilot

情報収集を効率的に進めたいなら「WebPilot」がおすすめ。ChatGPTのプラグインで、リンク先の情報を抽出・要約してくれる便利なツールです。特定のURLをチャットに入力して「URLを読み込み、内容を要約してください」などと指示を出すことで、内容を要約してくれます。

活用すれば、長文の記事や複雑な技術文書でも数分で要点を把握できるでしょう。多くの時間と手間をかけていた情報収集の大幅な効率化に繋がります。なお、利用するためには有料版のChatGPTを契約する必要があります。契約後、メニュー画面の「GPTを探す」機能からWebPilotを検索しましょう。

2.PowerPointを自動作成したいなら：Gamma

会議やプレゼンテーションのための資料作成は、多くの先生にとって負担の大きい業務の一つではないでしょうか。そのようなときは「Gamma」を活用してみてください。プレゼンテーションのテーマや主要なポイントを入力するだけで、AIがデザイン性の高いスライドを作成してくれます。

作成されたスライドは、直接編集も可能です。基本のスライドをAIに生成してもらい、仕上げに細かい調整や変更を加える流れにすれば、大幅な時間短縮になるでしょう。

3.返信メールを迅速に作成したいなら：Remail

ビジネスシーンにおいてメール対応は不可欠ですが、返信作成に時間を取られて業務が思うように進まないと悩む先生も多いでしょう。「Remail」はGmail向けの拡張機能で、受信したメールの内容を分析して適切な返信文を自動生成してくれます。

また伝えたいことを指定すれば、それに基づいた返信文を考えてくれるのもポイント。GoogleやNetflixなどの企業でも活用されているようです。

4.議事録を作成したいなら：Rimo Voice

議事録作成の時間を短縮したいなら「Rimo Voice」がおすすめ。会議の音声を自動でテキスト化し、議事録を作成してくれるツールです。1時間の音声データなら、約5分で完了します。スライダー機能が搭載されており、文字を選択することでピンポイントに聞きたい部分を聞き返すことも可能。要約も作成してくれるので、文字起こしされた内容をすべて読まなくても全体を把握できますよ。

またマイク機能が搭載されており、その場での録音も可能です。Rimo Voiceを活用すれば議事録作成の負担から解放され、より会議に集中できるでしょう。

5.クオリティの高い画像を作成したいなら：Canva

「Canva」は豊富なテンプレートと素材を活用し、デザイン初心者でも簡単にクオリティの高い画像を作成できるツールです。デザインの知識がなくても、直感的な操作でプロ並みのデザインを作成できます。

また、テキストを入力するとAIが自動的に画像を生成してくれる機能も搭載されており、欲しい画像素材が見つからないときにも役立ちます。イベントチラシや配布物を作る機会が多い先生におすすめです。

6.スプレッドシートの作成なら：Numerous.ai

「Numerous.ai」は、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った業務を効率化できるツールです。ChatGPTの技術を活用し、複雑な関数の自動生成やデータの可視化、分析をサポートします。

従来は、複雑なデータ分析をするために高度な関数やマクロの知識が必要でしたが、Numerous.aiを使えば難しい知識は必要ありません。直感的な操作でデータ処理ができ、大幅な業務向上に繋がるでしょう。関数が苦手な先生におすすめです。

7.SNS投稿の負担を減らしたいなら：Message Post booster

学校の魅力を発信するために、SNSを運用する学校も増えてきました。しかし、言い回しや言葉のチョイスに気を使いながら、日々の投稿文章を考えるのは大変ですよね。「Message Post booster」は、SNS投稿用の文章を素早く作成してくれるツールです。

キーワードを入力するだけで、投稿文が自動生成されます。日常生活で使うことの多いLINEを活用した仕組みなので、誰でも気軽に使えるのがメリット。SNS運用の時間を短縮でき、ほかの重要な業務にリソースを集中させられます。

最適なAIツールを選ぶ3つのポイント

日々さまざまなAIツールが開発されていますが、選び方に失敗すると効率が落ちてしまう可能性も。そうならないために、3つのポイントを押さえておきましょう。

• 簡単に使えるか
• 業務課題と機能がマッチしているか
• 予算内で利用可能か

それぞれ解説します。

簡単に使えるか

どんなに高機能なツールでも、使いこなせなければ意味がありません。選ぶ際は、機能だけでなく使いやすさも視野に入れて検討しましょう。たとえば、ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に使えるツールや日本語対応しているツールは導入のハードルが低く、スムーズに使い始めやすいでしょう。

「操作が難しくて、使わなくなってしまった」とならないよう、本格的な導入前に無料版やトライアル版などで操作性を確認するのがおすすめです。

業務課題と機能がマッチしているか

現在の業務課題を明確にし、その課題を解決できる機能が備わっているか確認しましょう。たとえば文章作成の効率化を目指すなら、自然な文章を自動生成してくれるツールを、大量のデータを素早く処理したいなら、データ分析機能が充実したツールを選ぶのがおすすめです。

またAIツールのなかには、複数の機能を統合したオールインワン型のタイプもあります。一つのツールでさまざまな業務をカバーできれば、より業務効率化に繋がるでしょう。

予算内で利用可能か

AIツールは無料で使えるものから月額課金型、従量課金型までさまざまです。予算内で利用可能か、長期的な負担がどのくらいになるかを考えたうえで導入を検討しましょう。「無料プランで始められそう」と思って導入したものの、実際に必要な機能は有料プランでしか使えなかったというケースもあります。

また優れた機能を持つツールほど高額になる傾向がありますが、高いからといって自校に最適とは限りません。各ツールの料金体系と機能を比較検討し、コストに見合うかどうか慎重に判断しましょう。

まとめ

業務に最適なAIツールを導入できれば、業務効率の大幅な改善に繋がり、残業時間を減らすことが可能です。選ぶ際は機能面だけでなく、使いやすさや業務課題とのマッチング、コスト面を考慮しましょう。これを機会に、AIツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

鶴巻 健太

新潟在住のSEOディレクターで「新潟SEO情報局」というサイトを運営中
ウイナレッジのコンテンツ編集を担当
朝は農業を楽しみ、昼はスタバのコーヒーと共にパソコンに向かうのが日課