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デザイナーに必須のスケジュール管理スキル!計画を予定通り進めるコツとは

2023.07.24 (最終更新:2023.10.17) デザイン 教務情報

連載デザイナーが教えるデザイン技術以外の大切なこと

専門学校で教える様々なデザイン技術。でも、現場に出るとデザインスキル以外にも必要なものがたくさんありますよね。本連載では現役デザイナーが「スキル以外に必要な〇〇力」を紹介します。立派なデザイナーを送り出すためにも学生に伝えていただけると幸いです。

学生が卒業してから、「仕事が終わらない…」と相談を受けたことはありませんか?

学校では全員ができる程度の量の課題に調整されることが多いですが、仕事はそうはいきません。こんなのムリ!というような量が押し寄せることもありますよね。スケジュール管理スキルがないと、様々な問題を発生させることにつながります。

今回は特にスケジューリングが難しいデザイナー向けに、正しい計画の立て方とスケジュール管理のコツをご紹介します!

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デザイナーにとってスケジュール管理はなぜ重要なのか

デザイナーにはスケジュール管理のスキルが必須です。スケジュール管理を誤ってしまうと、次のようなできごとが待ち受けています。

・納期遅れによる信用問題
・残業などで心身が疲弊

それぞれ詳しく見ていきます。

納期遅れによる信用問題

会社での業務では、1つの成果物を作るために複数の工程をそれぞれの担当分野が担っています。自分の作業時間の見積もりや計画が甘く、担当業務の納期が守れない場合、後の工程に影響して取引先や会社内の信用を失うことに繋がります。

そうした事態にならないように、自分の作業スピードを把握しておき確実な納期を提案しましょう。これは社会人デザイナーにとって必須のスキルであるといえます。

残業などで心身が疲弊

学校で出される課題と違い、常に複数のタスクが進行する会社の業務。上手くスケジューリングができず、1つひとつの仕事を終わらせることができなければ、自分のこなせる量以上の仕事を抱えてしまいがち。迫る納期に焦りや不安を感じながら仕事をすると、心身共に疲弊してしまうことに。

健康的に働くうえでも、時間管理は大切です。

スケジュール計画のための工程数見積もり方法

上記のようなことを避けるため、計画を立てる際には次のような点を意識することがおすすめです。学生にも、課題への取り組み時などで練習してもらいましょう。

課題の工程数を割り出す

まずは工程を割り出します。6時間程度でポスター1案を1週間の締切内で作るという課題を例にすると、

① 内容整理・アイデア出し・ラフ制作(1時間)
② 作業時間(2.5時間)
③ 仕上げ時間(1時間)
④ 印刷など提出最終形態に必要な出力・書き出しの時間(0.5時間)

と算出できるでしょう。このように「作業工程」とそのために必要な「作業時間目安」を数値化します。ポイントは仕上げ時間と書き出し時間も計算すること。大きなミスにつながりがちな納品前の作業に、ゆとりが出るようにしましょう。

1週間の予定を可視化してみる

各工程と作業時間の目安が算出できたら、それらをアルバイトなどのプライベートな予定も含めて、自分の1週間の予定に当てはめてみます。頭の中だけでなく、必ずメモ帳やツールを用いて洗い出すのがポイント。いつ・どの工程までを進めるか、予定を可視化することで自分の使える時間を明確に把握するようにします。

スケジュールを紙に書き出す方法のほか、デバイス間やグループ内で予定を共有することも可能な「googleカレンダー」「Notion」などのアプリの機能・進捗管理のデジタルツール、スマホなどの「リマインダー」機能を利用してタスクや提出期限を忘れないようにすることも効果的。

作業内容だけでなく、どこで作業をするのかも明記すると前後の行動が明確になり、より効率が上がることが期待できますよ。

無理・ムラのない計画を立てる

計画を立てる際には、休憩時間や余暇の時間を確保しましょう。万一の体調不良・予定の変更など、思い通りにいかないときにも組み直すことができるからです。また、集中力を保てるよう短時間に作業を区切って計画するのもおすすめです。

ポモドーロテクニック」という手法をご存じでしょうか。25分間でタスクを集中して行い、その後5分間の休憩時間を挟む。この1セットを1ポモドーロとし、4ポモドーロ完了すると30分程度の長めの休憩時間をとる。これを繰り返しながら仕事をすることで、高い集中力を維持できるそうです。

いろいろな方法を試して自分に合うスケジューリングができると良いですね。

ポモドーロ=イタリア語でトマトの意。トマト形のキッチンタイマーを使って時間管理していたのが由来とされている

計画を予定通り進めるためのスケジュール管理のコツ

計画通りに仕事を進めるためのスケジュール管理のコツを4つご紹介します。

・優先順位(プライオリティ)を明確にする
・工程を都度、細分化する
・期限内に出来ない場合は申告を
・中間報告・フィードバックの時間を大切にする

それぞれ詳しく見ていきます。

優先順位(プライオリティ)を明確にする

やるべきことが多くあっても、一度に取り組めるのは1つ。複数のタスクを進める際には、優先順位を意識し取り組むことが大切です。
優先順位を決めるための指針として、「重要度」と「緊急性」から振り分けることができます。

優先順位は大きく4つに分けられ、高いものから順に

・重要かつ緊急性が高いもの
・重要度は低いが緊急性が高いもの
・緊急性はないものの重要度が高いもの
・重要度も緊急性も低いもの

となります。書き出したタスクの優先度を見誤らないよう進めましょう。

工程を都度、細分化する

作業の手が止まってしまうと感じるときは、さらに細かく課題を分解し、確実にできることを1つひとつ処理していきます。1つに絞ることで、作業を確実に進めることができます。

「タイトル部分を仕上げる」「本文を書く」「アイコンを完成させる」…など、残りのどの部分を仕上げることで完成させることができるか、具体的に工程を割って進めてみると良いでしょう。

期限内に出来ない場合は申告を

期限を守れないと申請することをためらう学生も多いかと思いますが、重要なのは計画のどこにムリがあったのかを認識することです。

うまくいかなかったことを認識することで工夫や改善に繋がり、次から自分にあった現実的なスケジュールを立てることができるようになります。

中間報告・フィードバックの時間を設ける

しかしながら上記のように最終的に仕上がらないのは避けたいです。そのためにも中間報告の機会を設けることが効果的です。学校の課題でも中間報告で進捗状況や作品の方向性を学生と共有し、適切にアドバイスをすることによってスケジュール管理スキルが身についていくはずです。

作業ログを残す習慣を身につけよう

作業完了後に振り返り、事前に予想した作業時間と実際にかかった時間を比較していくと、どの作業にどれくらい時間がかかるかを見通せるようになります。そのためにも作業ログを残す習慣を身につけましょう。

また、デザイン系の就職活動ではポートフォリオの提出が求められることがあります。日ごろから作業工程・作業時間のログを残していれば、どのような作品をどれくらいの時間で仕上げることができるかを採用担当者に端的に伝えることができます。具体性のあるアピールポイントとすることができるためおすすめですよ。

まとめ

仕事の現場では時間の使い方が仕事の成果に直結するケースもあります。社会に出てからギャップに悩まないようにしたいですね。

なお、学生にスケジュール管理スキルを養いたい!という先生のために、本記事の内容をまとめた資料もご用意しています。詳しくは、以下をご覧ください。

>> デザイナーに必須!スケジュール管理スキル向上資料(PDF)

授業での配布もOKなので、学生の指導にもお役立ていただけます。ぜひご活用ください。

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連載「デザイナーが教えるデザイン技術以外の大切なこと」
全ての記事はこちらでご覧いただけます。

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この記事を書いた人
カワカミ アヤカ

カワカミ アヤカ

美術大学を卒業し、デザイン事務所、印刷会社勤務を経てカナダに留学。
帰国後、2018年より専門学校講師・フリーランスデザイナーとして活動。グラフィックデザイン・DTPを得意としています。

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